Une base de données représente bien plus qu'une simple liste ou table.
Elle vous donne véritablement le contrôle de vos données : elle vous permet de les récupérer, trier, analyser et synthétiser et d'afficher des rapports de résultats en un clin d'œil. Grâce à elle, vous pouvez combiner des données issues de divers fichiers, de telle sorte que vous n'entrez jamais les mêmes informations deux fois, ce qui rend l'entrée des données plus efficace et plus précise.
Au cours de cette leçon, nous allons examiner certains des avantages qu'offre une base de données et découvrir les principaux éléments qui la composent.
Imaginons que vous êtes la secrétaire d'un important club de randonnée. Vous devez gérer un grand nombre de listes : volontaires pour le recyclage, volontaires pour les fêtes organisées pendant les vacances, adresses pour le bulletin d'information, membres du club et ainsi de suite.
Supposons qu'un membre du club figurant dans plusieurs de ces listes change d'adresse de messagerie pour la deuxième fois au cours de l'année. Si vous utilisez un ensemble de listes, vous devez vous atteler à modifier ces informations à chaque endroit où elles apparaissent, tâche relativement fastidieuse s'il en est. En revanche, si vous disposez d'une base de données bien structurée, une seule modification suffit. La base de données se charge du reste !
Si vous ne travaillez qu'avec dix éléments ou un peu plus, vous vous contenterez peut-être de créer une liste simple, probablement une feuille de calcul dans Microsoft Excel ou bien une liste à puces ou un tableau dans Microsoft Word.
Néanmoins, si vous manipulez des données plus complexes ou qui changent fréquemment, vous avez tout avantage à avoir recours à une base de données Access.
Le Publipostage
http://www.puygounet.com/documents/publipostage_openoffice_v3.pdf
Access crée des bases de données relationnelles, ce qui signifie que les données sont stockées dans diverses tables distinctes par sujet ou par tâche, mais qu'elles sont liées les unes aux autres et peuvent être regroupées en fonction de vos besoins.
Même si la base de données d'un club peut stocker à des emplacements séparés les informations de contact sur les membres et les listes de volontaires pour le recyclage ou l'organisation des fêtes, elle peut rassembler ces informations dès que vous le souhaitez.
Ainsi, vous pouvez imprimer rapidement une liste des personnes qui se sont proposées pour l'opération de recyclage des journaux prévue ce samedi, avec leurs adresses et numéros de téléphone à jour.
Les deux jeux de données sont dits « relationnels ». En effet, les informations d'un jeu de données particulier (par exemple, le nom de Nancy Davolio dans la liste des volontaires pour le recyclage) sont associées aux informations pertinentes de l'autre jeu de données (données de contact de Nancy Davolio) ; en d'autres termes, elles sont capables de les interpréter.
Pour exploiter au mieux votre base de données, vous devez définir les tables de données de telle sorte qu'elles reflètent les sujets et tâches associés aux données.
Lors de la planification de la base de données, il vous faut envisager les situations dans lesquelles les utilisateurs vont entrer ou rechercher des données, ou encore créer des rapports sur celles-ci. Une mûre réflexion initiale se révèle généralement fructueuse à long terme.
